Adjoint·e administratif·ve réceptionniste

Informations

L’adjoint·e administratif·ve travaille sous la supervision de la directrice des finances. La personne sélectionnée sera chargée des tâches administratives, de la production de rapports de ventes, de certaines tâches en comptabilité et de diriger les demandes de la clientèle.

RESPONSABILITÉS

Tâches administratives

Répondre aux demandes de la clientèle reçues par téléphone et par courrier électronique;
Accueillir les visiteurs et les diriger vers la personne appropriée;
Ouvrir et distribuer le courrier postal ou autre document reçu;
Rédiger, corriger et traduire divers documents;
Assurer l’envoi, le suivi et le classement de différents documents;
Effectuer diverses tâches, telles que le traitement de texte, le classement et la tenue de dossiers, les envois par télécopieur et les photocopies.

Tâches en comptabilité

Comptabiliser les factures clients;
Supporter la facturation;
Produire des rapports de ventes hebdomadaires et mensuels;
Traiter certaines factures de fournisseurs;
Traiter des rapports de dépenses relatifs aux cartes de crédit;
Générer différents rapports comptables dans le ERP;
Effectuer toutes autres tâches connexes.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou en comptabilité ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, jumelée à une (1) année d’expérience dans le domaine.

EXIGENCES TECHNIQUES

Maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit;
Connaissance de l'anglais de niveau intermédiaire (ou intérêt à le perfectionner) pour communiquer avec des anglophones, qu'ils soient des employés, des partenaires, des clients ou des collègues des succursales canadiennes. La quantité d'appels journaliers en anglais peut représenter 20 %;
Maîtrise de la suite Microsoft Office;
Maîtrise du logiciel Microsoft Dynamics GP (un atout).

EXIGENCES PERSONNELLES

La personne à ce poste doit posséder les qualités suivantes :

Coopération et travail d’équipe;
Autonomie, organisation et polyvalence;
Sens des responsabilités;
Attitude positive;
Détenir de fortes aptitudes de communication (téléphone, courriel et en présentiel)
Avoir le sens de la gestion des tâches multiples ainsi que le sens des priorités;
Avoir de l’entregent et une attitude professionnelle;
Respect de la confidentialité.