Adjoint·e administratif·ve ventes et projets

RESPONSABILITÉS 

• Réviser et saisir les soumissions dans Microsoft Great Plains;
• Transformer les soumissions en commandes à la réception des bons de commandes;
• Préparer les bons de livraison liés aux projets et en faire le suivi;
• Réunir les documents nécessaires, en vérifier l’exactitude, puis effectuer la facturation;
• Soutenir la planification des projets;
• Assurer le suivi rigoureux des demandes d’achats, des réceptions et des expéditions;
• Ouvrir et suivre les projets dans Microsoft Dynamics Great Plains;
• Classer la documentation relative aux projets;
• Mettre à jour les outils de suivi (réquisitions, bons de commande, etc.) afin de soutenir les chargés de projets dans la gestion de l’avancement des projets en cours.
• Collaborer à la production de documents administratifs, à leur révision ou à leur traduction, au bénéfice de l’équipe de projets;
• Préparer les commandes de papeterie;
• Accomplir toute autre tâche administrative connexe.

FORMATION ET EXPÉRIENCE 

• Posséder un diplôme d’études professionnelles en secrétariat, en comptabilité, en administration ou dans un domaine connexe, accompagné d’au moins à trois (3) années d’expérience en soutient administratif. Toute combinaison jugée pertinente de formation et d’expérience sera également prise en considération.

EXIGENCES TECHNIQUES 

• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Niveau intermédiaire en anglais, à l’oral et à l’écrit, permettant de communiquer avec les clients, fournisseurs hors Québec et les filiales canadiennes et américaine (environ 10 à 20 % du temps);
• Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office;
• Maîtrise du logiciel Microsoft Great Plains (atout);
• Expérience dans le secteur technique, industriel ou de la construction (atout).

EXIGENCES PERSONNELLES 

La personne qui détient ce poste doit posséder les qualités suivantes :

• Coopération et travail d’équipe : Capacité à collaborer efficacement avec les collègues pour atteindre des objectifs communs.
• Autonomie et sens de l’initiative : Aptitude à travailler de façon indépendante et à prendre des initiatives pour améliorer les processus ou résoudre des problèmes.
• Excellente organisation, gestion des priorités et polyvalence : Maîtrise de l’organisation du travail, capacité à prioriser les tâches et à s’adapter à différents rôles ou situations.
• Sens des responsabilités et attitude positive : Engagement à respecter ses responsabilités et à adopter une attitude constructive au quotidien.
• Habiletés en communication : Faculté à transmettre clairement l’information, tant aux clients qu’aux collègues, afin d’assurer une compréhension mutuelle.
• Souci marqué pour le service à la clientèle : Dévouement à offrir un service de qualité, à répondre aux besoins des clients et à assurer leur satisfaction.

CONDITION PARTICULIÈRE 

• Travailler à notre division Mudwizard